Kan mængden af ulæste beskeder i din indbakke, tælles i flere hundrede, eller måske flere tusinde emails?

Så er du ikke alene.

Rigtig mange danskere, som bruger deres email både privat og i erhvervsmæssig sammenhæng, er nemlig plaget af overfyldte indbakker.

Konsekvenserne heraf er større end man umiddelbart skulle tro.

Ofte resulterer en fyldt indbakke nemlig i manglende overblik og at du overser vigtige mails, som du burde tage dig af. Arbejder du som konsulent, vil det heller ikke være unormalt, at du “misser” deadlines, og dermed ender med at give dine kunder en rigtig dårlig oplevelse.

Men ved du hvad? Med de rette teknikker, kan du rent faktisk relativt let få styr på din indbakke. Og har du ikke mod på opgaven selv, er hjælpen lige ved hånden. Følg bare med her.

En tom indbakke er en genvej til personlig effektivitet

Bag begrebet “Inbox Zero”, finder vi drømmen om at have en email indbakke som enten er helt tom, eller næsten helt tom. Filosofien går ud på, at du skal slette eller arkivere de emails som ikke er vigtige. De emails som kræver et svar, skal du enten besvare lige efter at du har læst dem, eller gemme til senere besvarelse.

Indirekte siger man dermed, at en overfyldt indbakke resulterer i:

• Stress
• Mindre effektivitet
• Langsom besvarelse af vigtige emails

Mens en overskuelig indbakke vil medføre

• Mindre stress
• Højere effektivitet
• Hurtig besvarelse af vigtige emails

Inbox Zero går grundlæggende ud på at strukturere sine emails, via processer og vaner. Heldigvis behøver alle emails ikke at blive sorteret manuelt, men kan med fordel sorteres maskinelt via email filtre. Som personlig assistent med erfaring i mailsortering, er det en opgave som jeg kan hjælpe dig med.

Lad Gmail gøre arbejdet for dig

Når det kommer til at sortere og filtrere emails, gør Gmail et rigtig godt stykke arbejde. Gmail har nemlig en række filtreringsfunktioner, som du ikke finder i almindelige mailklienter. Ved at opsætte automatiserede regler, har du således mulighed for at sortere og omplacere dine emails, allerede før at de havner i din indbakke. Dette kan fjerne meget af det arbejde, som der normalt er ved at sortere sine mails.

En god anbefaling er derfor at bruge Gmail som mailudbyder, og at gøre brug af Gmail’s browserudgave. Har du dit eget domænenavn, kan du sagtens bruge dette – du skal blot købe adgang til Google’s erhvervsløsning “G Suite”. En af fordelene ved at bruge netop G Suite er ligeledes, at du kan sætte det således op, at andre får adgang til at administrere dine emails. Det gør, at I eksempelvis kan deles flere personer om en “infomail”, eller at du kan lade en personlig assistent om at besvare og sortere emails.

Gode vaner er et must

Email-filtre kan ikke gøre det alene, hvis du skal i mål med en effektiv mailhåndtering. Du er derfor også nødsaget til at tilvænne dig en række rutiner, for at komme helt i mål.

Her er en af mine anbefalinger til dig, at du reducerer antallet af gange som du kigger på din inbox, til blot 2-4 gange dagligt. Du vil nemlig blive afbrudt hver eneste gang at der tikker en email ind som du kigger på, hvilket er ødelæggende for din personlige effektivitet. Gør derfor dig selv den tjeneste, at slå notifikationer fra din(e) mailklient(er), og hold dig til kun at tjekke mails i de tidsblokke som du afsætter i din kalender.

Næste vane som du bør tilegne dig, er at besvare alle mails som kan besvares på 5 minutter med det samme. Mails som kræver et mere dybdegående svar, skal besvares med beskeden om at mailen er modtaget, og hvornår du vil komme med det egentlige mailsvar. På den måde ved folk at deres mail er blevet set, og at du arbejder på sagen. Mails som ikke er relevante at svare på skal arkiveres eller slettes.

Gode tips til sortering af emails

At sortere emails er lidt af en videnskab, og kan klares på mange forskellige måder. Herunder kan du dog se nogle af de sorteringsprincipper, som jeg plejer at arbejde ud fra.

• Arkiver gamle emails som du ikke har åbnet (disse kan altid søges frem om nødvendigt)
• Slet de nyhedsbreve som du ikke læser
• Brug email-aliasser til at sortere dine mails med. Lad eksempelvis alle fakturaer gå til faktura@mig.dk og alle private beskeder gå til privat@mig.dk. Dermed kan du meget let give disse mails etiketter, som gør at de vises i undermapper til din indbakke, hvorved at de ikke ligger og støjer unødigt
• Foretag yderligere sortering via Gmails filtre. Alle mailtyper som du løbende modtager, kan principielt underinddeles i forskellige mapper gennem “etiketter”. Dette kunne eksempelvis være “privat”, “fakturaer”, “nyhedsbreve”, “kundehenvendelser” osv. Alle undermapper agerer som en lille indbakke, og vil få et vist et tal for antallet af ulæste mails. Hermed kan du ud fra de enkelte undermapper, hurtigt se at der er nye mails til dig, uden at eksempelvis dine private mails “støjer” for vigtige arbejdsrelaterede emails i din normale indbakke. Du kan ligeledes bruge filtrene til at sikre endnu mere præcis bortfiltrering af spam.

Virker opgaven uoverskuelig? Så lad mig hjælpe dig

Har du svært ved at overskue, hvordan du lige skal få startet ud med at sortere dine mails?

I så fald, kan du med fordel hive fat i mig, for at få en uforpligtende samtale omkring hjælp til sortering af emails. Jeg har før hjulpet iværksættere, konsulenter og mindre selvstændige med at få tæmmet deres indbakke, med højere personlig effektivtet til følge, og vil næsten med garanti også kunne hjælpe dig.