Executive assistant, PA og direktionssekretær – forskellene

Executive assistant (EA) er en assistent, der arbejder direkte for en senior leder. Personlig assistent (PA) og direktionssekretær ligner rollen og bruges delvist om de samme opgaver. Titlerne er ikke ens fra virksomhed til virksomhed, så stillingsopslagets beskrivelse af opgaver og ansvar siger mere end titlen alene.

Siden sammenligner de tre titler. Jobbet som PA er uddybet på siden om personlig assistent som job.

Hvad er en assistant?

Assistant er et bredt ord for en medarbejder, der støtter andre i deres arbejde. Inden for kontor og administration bruges »administrative assistant« som fællesbetegnelse, og den siger ikke i sig selv, at man arbejder direkte for en overordnet. Der findes flere beslægtede titler, bl.a. executive assistant, personal assistant, office coordinator og special assistant. De mest senior administrative stillinger kan hedde office manager eller chief of staff.

På dansk er den nærmeste traditionelle titel sekretær. Sekretæren har en støtterolle i en administration, hvor typiske opgaver er telefon, breve og dokumenter samt forefaldende administrative opgaver.

Executive assistant job: hvad laver en EA?

En EA arbejder tæt sammen med en senior leder. Opgaverne omfatter typisk bl.a.:

• planlægning af aftaler, rejser og møder
• håndtering af telefonopkald og besøgende
• arrangering af rejser og arrangementer
• udgiftsrapporter og budgetter
• referater og dokumenter til møder
• i mere kvalificerede stillinger regnskabs- eller økonomiopgaver

Fordi en EA ofte styrer adgangen til lederen, kan rollen blive indflydelsesrig og betroet. Arbejdet kan også indebære, at man er til at træffe uden for kontortid via elektronisk kommunikation.

Typiske kompetencer er tilpasningsevne, kendskab til software og hurtig, præcis skriftlig kommunikation. I de mest krævende stillinger kan også tekniske sprog og fremmedsprog indgå.

Hvilke opgaver har en PA?

En PA har mange af de samme opgaver som en EA, men rammen er en anden. En personlig assistent kan hjælpe med både professionelle og private forhold, mens en EA’s arbejde samler sig om lederens professionelle rolle. Hos en PA kan der altså følge praktiske gøremål med, som ikke har med virksomheden at gøre.

En detaljeret opgaveliste, kompetencer og arbejdsforhold for PA-rollen findes på siden om jobbet som personlig assistent.

Direktionssekretær

Den Danske Ordbog beskriver en direktionssekretær som en overordnet sekretær med betroede opgaver, der arbejder tæt sammen med ledelsen i en virksomhed, en organisation eller en institution. Titlen peger dermed på en sekretærfunktion på et højt niveau med fokus på fortrolighed og nærhed til ledelsen.

Hvilken uddannelse der kræves, fastsættes af arbejdsgiveren. Typisk bygger vejen på erfaring fra kontor og administration kombineret med uddannelse og kurser. Mulighederne er samlet på siden om uddannelse og kurser.

Titlerne side om side

	Executive assistant (EA)	Personlig assistent (PA)	Direktionssekretær
Støtter	En senior leder	En bestemt person, ofte en leder	Ledelsen i en virksomhed, organisation eller institution
Fokus	Lederens professionelle rolle	Erhvervsmæssige og eventuelt private opgaver	Betroet sekretærarbejde tæt på ledelsen
Typiske opgaver	Kalender, rejser, møder, udgifter og budgetter, adgang til lederen	Kalender, rejser, korrespondance, research, eventuelt private gøremål	Sekretæropgaver for ledelsen, fx korrespondance og administration

Tabellen er vejledende. I praksis kan en stilling med titlen EA indeholde opgaver, der minder om en direktionssekretærs, og omvendt.

Fra sekretær til EA

En vej ind i EA-rollen kan gå via en baggrund som kontorassistent eller sekretær, suppleret med erfaring og efteruddannelse. Siden om kontorassistent og piccoline beskriver de første stillinger i kontorarbejde, og uddannelsessiden går i dybden med kurser og videreuddannelse. Den økonomiske side af stillingerne, bl.a. overenskomst og individuel løn, er gennemgået under løn og ansættelsesvilkår.

Når ordet bruges i en anden betydning

Ordet assistent bruges også i helt andre sammenhænge. En hjælper i en hjælperordning har fx et andet arbejde, andre krav og en anden uddannelsesvej end en EA. Det er beskrevet under job som handicaphjælper. Ordningen med personlig assistance til personer med funktionsnedsættelse forklares på siden om personlig assistance i job og uddannelse. Oversigten over hele emnet findes på forsiden om personlig assistent.