Jobbet som personlig assistent: opgaver og kompetencer

En personlig assistent, forkortet PA, støtter en bestemt person i det daglige arbejde. Oftest er det en leder eller direktør, og jobbet kombinerer planlægning, kommunikation og administration. Det kræver overblik, diskretion og evnen til at skifte mellem mange små og store opgaver.

Ordet bruges også om en støtteordning for personer med funktionsnedsættelse, hvor en assistent hjælper i job eller hverdag. Den betydning er kort beskrevet på borger.dk og uddybes under personlig assistance i job og uddannelse og BPA. Denne side handler om erhvervsjobbet.

Job som personlig assistent: hvad er det?

En personlig assistent er en person, der hjælper en bestemt person med dennes daglige opgaver, erhvervsmæssige som private. Rollen regnes som en specialiseret gren af sekretærarbejdet. Den Danske Ordbog forklarer ordet assistent som en person, der hjælper nogen med en arbejdsopgave, som den anden er ansvarlig for.

I praksis arbejder en PA tæt på én person og aflaster vedkommende i det praktiske. Titlerne varierer: executive assistant (EA) og direktionssekretær ligner PA-rollen, men lægger forskellig vægt på ansvar og tilknytning til ledelsen. Forskellene er gennemgået på siden om executive assistant, PA og direktionssekretær.

Hvad laver en personlig assistent?

Opgaverne afhænger af lederen, virksomheden og branchen. Typiske opgaver er blandt andet:

• Kalender og aftaler: booking af møder og styring af, hvem der har adgang til lederen.
• Rejser: planlægning af fly, overnatning, transport og visum. I nogle stillinger følger assistenten med på rejsen.
• Henvendelser: filtrering af opkald, mails og forespørgsler, modtagelse af gæster og kontakt til kunder, leverandører og kolleger.
• Dokumenter: referater og noter, korrespondance, rapporter, notater og præsentationer.
• Baggrundsarbejde: research og sammenfatning af resultater.
• Økonomi: udlæg, regninger og enkel budgettering. I nogle stillinger hører regnskab eller budgetansvar med.
• Struktur: arkiv, databaser og administrative procedurer.
• Projekter og stedfortræderrolle: delegerede opgaver og dækning af lederens praktiske forhold ved fravær.

I nogle stillinger kommer private gøremål for lederen også ind i billedet, fx hjælp til familie og husholdning. Er chefen direktør, ligger opgaverne tæt op ad ledelsens dagsorden, og kravene til diskretion er store.

Hvilke kompetencer kræver jobbet?

Kravene varierer, men de samme egenskaber går igen i beskrivelser af rollen:

• Organisering og tidsstyring: at holde styr på kalender, frister og prioriteringer.
• Kommunikation: skriftligt og mundtligt, over for både ledelse, kolleger og eksterne.
• Diskretion og troværdighed: assistenten får indblik i fortrolige forhold.
• Omstillingsparathed: planer ændrer sig, og opgaver skal kunne håndteres under pres.
• Digitale værktøjer: kontorprogrammer, mail, kalender og bookingløsninger.
• Sprog: sprogfærdigheder kan indgå, især når lederen har internationale kontakter.

Hvilke af disse kompetencer man opbygger gennem uddannelse, og hvilke gennem erfaring, er beskrevet på siden om uddannelse og kurser.

Arbejdsforhold i jobbet

Samarbejdet med lederen er tæt. En PA arbejder ofte fleksibelt, kan have opgaver uden for normal arbejdstid og kan følge lederen på rejse. Hvordan det håndteres, aftales i ansættelsen. Generelle vilkår for løn, arbejdstid og ferie er samlet på siden om løn og ansættelsesvilkår.

Lignende opgaver kan også løses af en virtuel assistent, der arbejder på distance. Forskellen beskrives under virtuel assistent.

Sådan bliver man personlig assistent

Der er ikke én fast vej. Titlen PA er ikke knyttet til én bestemt uddannelse, og stillingsopslagene stiller forskellige krav. Typiske baggrunde er:

• en kontoruddannelse eller anden merkantil uddannelse
• erfaring fra stillinger som kontorassistent eller sekretær
• en videregående uddannelse kombineret med erfaring fra administrative opgaver
• kurser, der styrker bestemte kompetencer, fx i it-værktøjer eller kommunikation

Veje, adgangskrav og muligheder for voksne er beskrevet på siden om uddannelse og kurser. Et skridt på vejen kan være en stilling som kontorassistent, hvor man opbygger erfaring med administrative opgaver.

Hvad får en personlig assistent i løn?

Der er ikke ét svar. Lønnen afhænger af stillingens ansvar, erfaring, uddannelse, branche, region og af, om arbejdspladsen har overenskomst. Siden om løn og ansættelsesvilkår gennemgår faktorerne og peger på lønstatistik. Der nævnes ingen beløb, fordi niveauerne ændrer sig.

Hvilke job kan man få, hvor man hjælper mennesker?

Som PA hjælper man i første række en leder med arbejdsopgaver. Er tanken i stedet praktisk hjælp til personer med funktionsnedsættelse, handler det om andre jobs, fx handicaphjælper i en hjælperordning. Det er beskrevet på siden om job som handicaphjælper, mens BPA-ordningen forklarer rammerne for borgerstyret personlig assistance. Opgaver, uddannelse og vilkår er anderledes end i et kontorjob.

Hovedoversigten over begge betydninger af ordet findes på forsiden om personlig assistent.