Virtuel assistent: sådan fungerer det

En virtuel assistent (VA) er en selvstændig administrativ assistent, der arbejder freelance og løser opgaver for virksomheder fra eget kontor. Det er kontakten på afstand, typisk via internet, e-mail og telefon, der har givet »virtuel« sit navn. Siden forklarer, hvordan samarbejdet ofte er skruet sammen.

Udtrykket »personlig virtuel assistent« kan også bruges om digitale assistentfunktioner i software. Her handler det om erhvervet, hvor en person løser opgaverne.

Hvad laver en virtuel assistent?

Opgaverne er administrative og ligner dem, en fastansat assistent kan have. Det kan blandt andet være redigering af fx hjemmesider og reklamemateriale, koordinering af arrangementer, rejsebooking, kundeservice pr. telefon og e-mail og administration af data online. Andre typiske eksempler er:

• mail og kalender
• booking af møder
• opslag og planlægning på sociale medier
• almindelig administration, fx dokumenter og oversigter

Hvilke opgaver der er aktuelle, aftales i det enkelte samarbejde. Tilsvarende arbejde i et fast job er beskrevet i guiden om jobbet som personlig assistent.

Sådan er samarbejdet ofte skruet sammen

Selvstændig og freelance

En VA er typisk sin egen arbejdsgiver og driver virksomhed i eget navn. På virk.dk kan man registrere en virksomhed og få et CVR-nummer, og virk.dk oplyser, at en personligt ejet virksomhed registreres uden gebyr. Spørgsmål om moms og skat besvares af skat.dk.

Aftaler

Samarbejdet bygger normalt på en skriftlig aftale mellem virksomheden og assistenten. En aftale indeholder typisk:

• hvilke opgaver der er omfattet
• hvordan tid og vederlag opgøres
• hvilken adgang assistenten får til mail, kalender og systemer
• opsigelse og ansvar

Det er parterne, der aftaler vilkårene, og de kan variere meget fra samarbejde til samarbejde.

Fortrolighed

En VA får ofte indblik i interne mails, kalendere og dokumenter. Derfor indgår tavshedspligt eller en fortrolighedsaftale ofte i samarbejdet. Den fastlægger, hvad assistenten må bruge oplysningerne til, og hvad der sker med materialet, når samarbejdet slutter.

Persondata og databehandleraftale

Hvis assistenten under arbejdet håndterer personoplysninger på virksomhedens vegne, fx kundelister eller en indbakke med henvendelser, gælder databeskyttelsesreglerne. Virksomheden er da typisk dataansvarlig, og assistenten kan være databehandler. Databeskyttelsesforordningen (GDPR) forudsætter i den situation en kontrakt mellem parterne, i praksis en databehandleraftale. Hvad aftalen skal indeholde, og hvordan reglerne anvendes i en konkret situation, vejleder Datatilsynet om. Virk.dk samler generel offentlig vejledning til virksomheder.

Virtuel assistent og ansat assistent

Forhold	Virtuel assistent	Ansat assistent (fx PA)
Ansættelsesform	Selvstændig eller freelance	Ansat på en ansættelsesaftale
Arbejdssted	Eget kontor, kontakt på afstand	Typisk virksomhedens kontor
Opgaver	Aftales i samarbejdet	Følger stillingsbeskrivelsen
Vilkår	Fastlægges i en samarbejdsaftale	Ansættelsesaftale og eventuelt overenskomst, se løn og vilkår

Skal ikke forveksles med personlig assistance i job

Ordet »assistent« bruges også om den støtteordning, der kan bevilges til personer med varig funktionsnedsættelse i job og uddannelse. Den er en kommunal ordning og har ikke noget med virtuelle assistenter at gøre. Den er beskrevet under personlig assistance i job og uddannelse. Overblikket over alle betydninger står på forsiden om personlig assistent.

Læs videre

• Jobbet som personlig assistent: opgaver og kompetencer i et fast job
• Kontorassistent og piccoline: opgaver og vej ind
• Uddannelse og kurser: uddannelser, der kan være relevante for administrativt arbejde